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相手の会社名や名前、伝える内容など、話す内容を整理してから電話をかけます。

最初に、どういう案件で電話をしたかを伝えます。すると、担当部署にスムーズにまわしてもらえるでしょう。携帯電話の場合や内容が込み入っている場合は、「今、お話してもよろしいでしょうか」と、事前に相手の都合を確認しましょう。

相手が切るのを確認してから、こちらの受話器を置きます。たとえ急いでいたとしても、心に余裕をもたせるのがいい女の鉄則！

できるだけ早く受話器を取りましょう。２回以上鳴らさないように気をつけます。

受話器を取ったら、相手に聞き取りやすいように、落ち着いて自分の「会社名と氏名」を伝えます。

相手の「会社名と氏名」を、丁寧に確認します。聞き取れなかったときは、「失礼ですが、どちら様でしょうか」と、聞き返してもいいでしょう。

「いつもお世話になっております」とひと言挨拶を伝えてから、担当者に代わります。面識のない人にも挨拶は忘れないように注意！

「会社名、氏名、用件、受けた日時、自分の名前」を書き留めて、正しい内容を担当者に伝えるようにします。不在の場合は、こちらから電話を折り返すのか、向こうから改めてかかってくるのか、緊急なのか、その後のアクションも確認します。このときの対応や気配りで、会社の印象も左右します。